A intimidade é uma das maiores vantagens de uma empresa familiar. Mas, se não limitada em alguns aspectos, pode ser prejudicial. Como nas reuniões que tratam de sucessão nas empresas familiares, que por vezes deixam de ser realizadas ou são feitas de forma errada.

Assim, lanço a pergunta: como tornar as reuniões sobre esse tema produtivas? Resumidamente, aqui estão 3 dicas.

Primeiro, planeje-se. Questões como quem irá participar e sobre o que tratará devem ser pensadas com antecedência. Crie um roteiro, uma pauta, para a reunião. Mas não queira resolver todos os assuntos na reunião. Eleja os principais pontos, deixando claro que será apenas um passo de muitos outros.

E, principalmente, comunique a todos que vão dela participar sobre o que ela abordará, quais são os objetivos da mesma e, com tom positivo e afirmativo, coloque a importância da participação de cada um.

No dia marcado, coloque no início quais os propósitos da reunião e a intenção dela acontecer. Lembre de oportunizar a cada participante um momento para que ele divida suas expectativas, seus desejos e considerações. Coisa rápida, 1 ou 2 minutos para cada. É também nesse momento que se cria as regras de participação, como ser respeitoso com todos, não interromper o outro, se focar nos problemas (não nas pessoas ou personalidades), etc.

A dica 3 é sobre registrar o que foi tratado. Se a reunião é importante para a família e para os negócios, ela precisa ser relembrada. Pode ser de maneira dinâmica, como anotar em tópicos, ou algo mais formal, como uma ata (a internet está cheia de modelos). Ela tem que conter o que foi conversado e os passos a serem dados, reunindo de forma clara os responsáveis por cada ação.

O que importa, verdadeiramente, é que todos sintam que a reunião foi um passo de um processo em construção, e que a reunião teve e terá impactos positivos no caminho futuro.

Semio Timeni (MBA, MSc) é advogado e consultor em empresas familiares